Back-office
Planifiez vos événements, remplissez vos créneaux et gardez personnel, clients et paie au même endroit. Tout ce que fait votre bureau, du calendrier à l’export.
Comment ça marche: Back-officePortail client
Donnez à vos clients une porte d’entrée, pas une ligne téléphonique.
Vos clients demandent des événements, notent le personnel qui a travaillé et gardent une liste de favoris, dans un portail qui porte le nom et le logo de votre agence.
Un client demande un événement avec les questions que vous avez définies.
Les clients demandent leurs événements chez eux
Vous vous demandez si vos clients peuvent traiter avec vous sans appeler votre bureau ? Oui. Chaque client dispose d’un portail où il crée lui-même ses nouveaux événements. La demande n’arrive pas sous forme de message vocal ou de long message que quelqu’un doit transformer en événement. Elle arrive sous forme de réponses à des questions que vous avez écrites.
Vous pouvez adapter le formulaire de demande à votre activité et à votre façon de travailler. Vous décidez de ce que vous devez savoir avant qu’un événement vaille la peine d’être planifié, c’est-à-dire ce que votre agence demande à chaque fois. Le client le remplit une fois, et vos coordinateurs partent d’une demande complète, et non d’une première estimation.
Les clients voient le nom et le logo de votre agence, pas les nôtres. Pour eux, c’est votre service, et il en a l’air.
Les clients notent le personnel qui a travaillé sur leur événement
Ce sont les personnes qui ont vu le travail qui disent comment cela s’est passé. Les clients notent le personnel qui a travaillé sur leur événement, et ces notes vont directement dans vos propres dossiers.
Pour vous, cela veut dire que la prochaine fois que vous choisissez des personnes pour ce client ou pour un autre, vous vous appuyez sur ce que les clients ont dit, et pas seulement sur vos souvenirs. Vous n’avez pas à courir après les retours par message, car le client les donne là où il demande déjà ses événements.
Des favoris, sans livrer votre vivier
Les clients gardent aussi une liste de favoris. Quand un client a aimé quelqu’un qui a travaillé sur son événement, il peut le marquer, et la liste reste chez ce client.
Ce que les clients peuvent voir est limité volontairement. Ils ne voient que des informations limitées sur le personnel affecté à leurs événements. Ils ne voient pas les numéros de téléphone et ils ne voient pas les documents.
Le contrôle reste à l’agence
Un portail n’aide que si vous pouvez le gérer à votre manière. Vous pouvez le désactiver client par client. Un client qui préfère vous téléphoner peut continuer, et celui qui aime le portail peut l’avoir.
Les clients n’ont besoin d’aucune formation. Ils créent une demande, notent le personnel et gardent des favoris, et c’est tout ce que le portail leur demande.
À qui cela s’adresse
C’est pour les agences dont les clients posent sans cesse les mêmes questions au téléphone, et dont les coordinateurs réécrivent ces réponses en événements à la main. C’est aussi pour les agences qui ont déjà des personnes favorites pour des clients favoris, sans bon endroit où noter pourquoi.
Si vos clients réservent rarement et préfèrent parler, désactivez le portail pour eux. C’est l’agence qui décide, client par client.
Questions fréquentes
Que peuvent voir les clients du personnel ?
Les clients ne voient que des informations limitées sur le personnel affecté à leurs événements. Ils ne voient ni les numéros de téléphone ni les documents.
Les clients ont-ils besoin d’une formation ?
Non. Les clients n’ont besoin d’aucune formation pour utiliser le portail.
Peut-on désactiver le portail pour un client ?
Oui. Vous pouvez désactiver le portail pour chaque client séparément.
Le portail client affiche-t-il notre nom ou le vôtre ?
Le nom de votre agence. Les clients voient votre propre nom et votre propre logo.
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Si vous préférez en discuter, réservez un appel avec le fondateur et venez avec vos propres événements.