Chaque mission et chaque changement leur parvient.

Vos intervenants reçoivent un message dès qu’il se passe quelque chose sur lequel ils doivent agir. Une nouvelle invitation ou mission, un changement d’heure ou de lieu, une annulation, et des rappels avant le créneau. Cela couvre les moments qui causent des absences non signalées et des retards quand ils passent inaperçus.

Personne dans votre équipe n’envoie ces messages à la main. Vous faites le changement dans le back-office et les personnes de ce créneau sont prévenues. Le bureau continue de travailler sur le planning, sans passer l’après-midi à le retaper dans une discussion.

Prenez un vendredi où un client avance l’heure de convocation et déplace l’entrée vers une autre porte. Dans une discussion, vous l’écrivez, vous attendez, puis vous relancez ceux qui n’ont pas répondu. Ici, le changement est enregistré sur l’événement et le message part vers chaque personne qui y est affectée. Les annulations fonctionnent de la même manière, donc personne ne se déplace vers un lieu pour un créneau qui n’existe plus.

Les rappels avant le créneau font le travail discret en arrière-plan. Ils rattrapent l’intervenant qui a accepté il y a deux semaines et qui a oublié, c’est-à-dire l’absence non signalée que votre coordinateur découvrirait autrement sur le lieu.

Les messages partent par application, e-mail et SMS. Chaque intervenant choisit son propre canal. Celui qui n’ouvre jamais d’application reste donc joignable, et celui qui vit dans l’application n’est pas noyé sous les messages.

Les SMS sont inclus dans l’abonnement. Vous n’additionnez pas des frais de messages en fin de mois, et vous ne demandez pas au personnel de payer pour recevoir son propre planning.

Les notifications WhatsApp pour le personnel arrivent bientôt.

Le choix appartient à l’intervenant, pas au bureau. C’est important, car votre personnel n’est pas d’un seul type. Certains lisent tout en une minute, d’autres regardent leur téléphone deux fois par jour. Vous n’avez pas à apprendre qui préfère quoi ni à vous en souvenir pour chaque événement. Chaque intervenant choisit son canal et les messages le suivent.

Chaque intervenant reçoit les messages dans sa propre langue.

L’application du personnel et le back-office sont disponibles en anglais, espagnol, allemand, portugais et français. Un coordinateur et un barman sur le même créneau peuvent chacun lire le même événement dans la langue qui leur est confortable.

Cela aide surtout quand votre vivier est mixte. Une agence qui place du personnel sur des événements dans plusieurs pays, ou qui embauche des saisonniers dont la langue maternelle n’est pas celle du bureau, n’a plus besoin d’un coordinateur bilingue pour traduire chaque changement à la main. L’intervenant lit le message comme il lit tout le reste sur son téléphone.

Un groupe de discussion convient à une petite équipe. Quand vous grandissez, il devient encombré. Des messages ciblés, c’est moins de questions. Quand la réponse est déjà dans le message, on arrête d’appeler pour la demander.

Staff Buddy traite chacun de ces points. Un changement va aux personnes de ce créneau, et non vers un fil que tout le monde fait défiler. Une invitation s’accepte ou se refuse dans l’application, donc vous voyez qui a dit oui au lieu de deviner d’après des pouces levés. Et les numéros de téléphone personnels ne sont pas partagés entre intervenants, donc le numéro d’un intervenant reste chez l’agence.