Cada asignación y cada cambio les llega.

Tu personal recibe un mensaje cada vez que ocurre algo en lo que tiene que actuar. Una invitación o asignación nueva, un cambio de hora o de lugar, una cancelación y recordatorios antes del turno. Eso cubre los momentos que causan ausencias sin aviso y llegadas tarde cuando pasan desapercibidos.

Nadie de tu equipo los envía a mano. Haces el cambio en el back office y se avisa a las personas de ese turno. La oficina sigue trabajando en el cuadrante y no se pasa la tarde reescribiéndolo en un chat.

Piensa en un viernes en que un cliente adelanta la hora de llegada y cambia la entrada a otra puerta. En un chat lo escribes, esperas y luego persigues a quienes no contestaron. Aquí el cambio se guarda en el evento y el mensaje llega a cada persona asignada. Las cancelaciones funcionan igual, así nadie viaja a un recinto para un turno que ya no existe.

Los recordatorios antes del turno hacen el trabajo discreto de fondo. Alcanzan a quien aceptó hace dos semanas y se olvidó, la ausencia sin aviso que tu coordinador descubriría en el recinto.

Los mensajes salen por app, email y SMS. Cada persona elige su propio canal, así quien nunca abre una app sigue localizable, y quien vive en la app no queda sepultado en mensajes de texto.

Los SMS están incluidos en la suscripción. No sumas costes de mensajes a final de mes y no pides al personal que pague por recibir su propio horario.

Las notificaciones por WhatsApp para el personal llegarán pronto.

La elección está en manos de cada persona, no de la oficina. Eso importa porque tu personal no es de un solo tipo. Algunos lo leen todo en un minuto y otros miran el teléfono dos veces al día. No tienes que aprender quién prefiere qué ni acordarte en cada evento. Cada persona elige su canal y los mensajes lo siguen.

Cada persona recibe los mensajes en su propio idioma.

La app del personal y el back office están disponibles en inglés, español, alemán, portugués y francés. Un coordinador y un camarero del mismo turno pueden leer el mismo evento en el idioma en que se sienten cómodos.

Esto ayuda sobre todo cuando tu bolsa de personal es variada. Una agencia que pone personal en eventos de varios países, o que contrata a gente de temporada cuya primera lengua no es la de la oficina, ya no necesita un coordinador bilingüe que traduzca cada cambio a mano. La persona lee el mensaje igual que lee todo lo demás en su teléfono.

Un grupo de chat sirve para un equipo pequeño. Cuando creces, se llena de ruido. Los mensajes dirigidos generan menos preguntas. Cuando la respuesta ya está en el mensaje, la gente deja de llamar para preguntar.

Staff Buddy resuelve cada uno de esos puntos. Un cambio llega a las personas de ese turno, no a un hilo que todo el mundo recorre. Una invitación se acepta o se rechaza en la app, así ves quién dijo que sí en lugar de adivinarlo por los pulgares arriba. Y los teléfonos personales no se comparten entre el personal, así el número de cada persona se queda en la agencia.