Cada atribuição e cada alteração chega até eles.

Os seus colaboradores recebem uma mensagem sempre que acontece algo em que precisam de agir. Um novo convite ou atribuição, uma alteração de hora ou de local, um cancelamento e lembretes antes do turno. Isto cobre os momentos que causam faltas sem aviso e atrasos quando passam despercebidos.

Ninguém na sua equipa envia estas mensagens à mão. Faz a alteração no back office e as pessoas desse turno são avisadas. O escritório continua a trabalhar na escala e não passa a tarde a reescrevê-la numa conversa.

Pense numa sexta-feira em que um cliente muda a hora de chegada e passa a entrada para outra porta. Numa conversa, escreve, espera e depois vai atrás de quem não respondeu. Aqui, a alteração fica guardada no evento e a mensagem segue para cada pessoa atribuída. Os cancelamentos funcionam da mesma forma, por isso ninguém se desloca a um espaço para um turno que já não existe.

Os lembretes antes do turno fazem o trabalho discreto em segundo plano. Apanham o colaborador que aceitou há duas semanas e se esqueceu, que é a falta sem aviso que o seu coordenador descobriria no espaço.

As mensagens saem por app, e-mail e SMS. Cada colaborador escolhe o seu próprio canal, por isso quem nunca abre uma app continua a ser contactado, e quem vive na app não fica enterrado em mensagens.

Os SMS estão incluídos na subscrição. Não soma custos de mensagens no fim do mês e não pede aos colaboradores que paguem para receber a sua própria escala.

As notificações por WhatsApp para colaboradores estarão disponíveis em breve.

A escolha fica com o colaborador e não com o escritório. Isso importa porque os seus colaboradores não são todos iguais. Uns leem tudo num minuto, outros veem o telemóvel duas vezes por dia. Não tem de aprender quem prefere o quê nem de se lembrar disso em cada evento. Cada colaborador escolhe o seu canal e as mensagens seguem-no.

Cada colaborador recebe as mensagens no seu próprio idioma.

A app dos colaboradores e o back office estão disponíveis em inglês, espanhol, alemão, português e francês. Um coordenador e um barman no mesmo turno podem ler o mesmo evento no idioma em que se sentem à vontade.

Isto ajuda mais quando a sua bolsa de colaboradores é mista. Uma agência que trabalha em eventos de vários países, ou que contrata colaboradores sazonais cuja primeira língua é diferente da do escritório, deixa de precisar de um coordenador bilingue para traduzir cada alteração à mão. O colaborador lê a mensagem como lê tudo o resto no telemóvel.

Um grupo de conversa serve para uma equipa pequena. Quando cresce, fica confuso. Mensagens dirigidas significam menos perguntas. Quando a resposta já está na mensagem, as pessoas deixam de telefonar para perguntar.

O Staff Buddy trata de cada um destes pontos. Uma alteração segue para as pessoas desse turno, não para uma conversa que todos percorrem. Um convite é aceite ou recusado na app, por isso vê quem disse que sim em vez de adivinhar pelas reações de polegar para cima. E os números de telemóvel pessoais não são partilhados entre colaboradores, por isso o número de um colaborador fica com a agência.