Jeder Einsatz und jede Änderung kommt an.

Ihre Leute bekommen eine Nachricht, sobald etwas passiert, worauf sie reagieren müssen. Eine neue Einladung oder ein neuer Einsatz, eine Änderung von Zeit oder Ort, eine Absage und Erinnerungen vor der Schicht. Das sind genau die Momente, die zu No-Shows und Verspätungen führen, wenn sie unbemerkt bleiben.

Niemand in Ihrem Team verschickt das von Hand. Sie ändern etwas im Backoffice, und die Leute auf dieser Schicht werden informiert. Ihr Büro arbeitet weiter am Dienstplan und verbringt den Nachmittag nicht damit, ihn in einen Chat abzutippen.

Stellen Sie sich einen Freitag vor, an dem ein Kunde die Treffzeit verschiebt und den Eingang an eine andere Tür legt. Im Chat schreiben Sie es, warten und fragen dann bei denen nach, die nicht geantwortet haben. Hier wird die Änderung am Event gespeichert, und die Nachricht geht an jede Person, die dafür eingeplant ist. Absagen funktionieren genauso, damit niemand zu einer Location fährt, für die es keine Schicht mehr gibt.

Erinnerungen vor der Schicht erledigen die stille Arbeit im Hintergrund. Sie erreichen die Person, die vor zwei Wochen zugesagt und es vergessen hat. Das ist der No-Show, den Ihre Koordination sonst erst an der Location bemerken würde.

Nachrichten gehen per App, E-Mail und SMS raus. Jede Person wählt ihren eigenen Kanal. So erreichen Sie auch jemanden, der nie eine App öffnet, und wer in der App lebt, wird nicht mit Nachrichten überhäuft.

SMS sind im Abonnement enthalten. Sie rechnen am Monatsende keine Nachrichtenkosten zusammen und bitten niemanden aus dem Personal, für den Empfang des eigenen Dienstplans zu zahlen.

WhatsApp-Benachrichtigungen für das Personal kommen bald.

Die Wahl liegt bei der Person, nicht beim Büro. Das ist wichtig, denn Ihr Personal besteht nicht aus einer einzigen Sorte Mensch. Manche lesen alles innerhalb einer Minute, andere schauen zweimal am Tag aufs Handy. Sie müssen nicht lernen, wer was bevorzugt, und es sich für jedes Event merken. Jede Person wählt ihren Kanal, und die Nachrichten folgen ihr dorthin.

Jede Person erhält Nachrichten in ihrer eigenen Sprache.

Die App für Ihr Personal und das Backoffice gibt es auf Englisch, Spanisch, Deutsch, Portugiesisch und Französisch. Eine Koordinatorin und ein Barkeeper auf derselben Schicht können dasselbe Event jeweils in der Sprache lesen, in der sie sich wohlfühlen.

Am meisten hilft das bei einem gemischten Personalpool. Eine Agentur, die Events in mehreren Ländern besetzt oder Saisonkräfte einstellt, deren Muttersprache nicht die des Büros ist, braucht keine zweisprachige Koordination mehr, die jede Änderung von Hand übersetzt. Die Person liest die Nachricht so, wie sie alles andere auf ihrem Handy liest.

Für ein kleines Team ist ein Gruppenchat in Ordnung. Wenn Sie wachsen, wird er unübersichtlich. Gezielte Nachrichten bedeuten weniger Rückfragen. Steht die Antwort schon in der Nachricht, hören die Leute auf anzurufen.

Staff Buddy löst jedes dieser Probleme. Eine Änderung geht an die Leute auf dieser Schicht und nicht in einen Verlauf, durch den alle scrollen. Eine Einladung wird in der App angenommen oder abgelehnt, sodass Sie sehen, wer zugesagt hat, und nicht aus Daumen-hoch-Reaktionen raten müssen. Und private Telefonnummern werden unter dem Personal nicht geteilt, die Nummer bleibt also bei der Agentur.